RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

MARCO LEGAL Y PRINCIPIOS RECTORES

Esta política de tratamiento de datos personales se establece en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, que regula la protección de datos personales en Colombia, y el Decreto Único 1074 de 2015, que compila la normativa de protección de datos. El tratamiento de la información en DETECTOFUEGO S.A.S. se rige por los siguientes principios legales y rectores:

• Legalidad y Finalidad: Los datos se procesan únicamente con un fin legítimo e informado.
• Libertad: El tratamiento solo se realiza con consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Transparencia y Veracidad: La información debe ser completa, exacta, comprobable y actualizada.
• Acceso y Circulación Restringida: Los datos no serán públicos ni estarán disponibles en internet sin medidas técnicas de control.
• Seguridad y Confidencialidad: Se aplican medidas técnicas, administrativas y físicas para evitar pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación no autorizada.
• Disposición Final: Los datos serán conservados solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento.

GLOSARIO DE TÉRMINOS LEGALES

• Titular: Persona natural dueña de los datos personales y a quien se refieren los mismos.
• Dato Personal: Cualquier información relacionada con una persona natural identificada o identificable.
• Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, creencias religiosas, afiliación política, salud, vida sexual, biometría, antecedentes penales, etc.).
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, circulación, actualización, rectificación, supresión y destrucción.
• Responsable: La persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y medios del tratamiento de datos personales.
• Encargado: La persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Consentimiento: Manifestación voluntaria, específica, informada y sin equívoco del titular para que sus datos sean tratados.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

DETECTOFUEGO S.A.S. recolecta y procesa datos personales de clientes, proveedores, empleados y otros contactos, exclusivamente para los fines descritos a continuación, necesarios para la operación del negocio de ingeniería y servicios de protección contra incendios:

• Ejecutar servicios de consultoría, diseño, cálculo, construcción, supervisión técnica y mantenimiento de sistemas contra incendio y seguridad electrónica.
• Gestionar procesos de facturación, cobranza, pagos, recuperación de cartera y obligaciones tributarias ante autoridades competentes.
• Enviar propuestas técnico-comerciales, memorias de cálculo, informes de auditoría y resultados de trabajos ejecutados.
• Mantener comunicación técnica, comercial y operativa con clientes, proveedores, asesores y personal de la empresa.
• Cumplir requerimientos legales, comerciales, laborales y contractuales.
• Auditoría interna, control, evaluación de riesgos y mejora continua de procesos.
• Reportes obligatorios ante reguladores, aseguradoras (FM Global, Factory Mutual) y entidades de vigilancia.
• Hacer seguimiento comercial y postventa, incluidas encuestas de satisfacción y soporte técnico.

OBTENCIÓN DEL CONSENTIMIENTO

DETECTOFUEGO S.A.S. obtiene el consentimiento del titular para el tratamiento de sus datos personales a través de los siguientes medios:

• Consentimiento escrito: Mediante formularios físicos firmados por el titular o sus representantes autorizados.
• Consentimiento digital: A través de correos electrónicos de confirmación, formularios electrónico, sistemas en línea con aceptación de términos, o firmas digitales.
• Consentimiento presunto: Para datos suministrados voluntariamente por el titular como cliente o contratista de la empresa.

El consentimiento para datos de menores de edad será otorgado por los padres o tutores legales. Se conservará prueba del consentimiento en los archivos de la empresa.

ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

DETECTOFUEGO S.A.S. puede transferir datos personales a terceros encargados que actúen en calidad de procesadores bajo contrato o relación comercial. Estos incluyen:

• Proveedores de servicios tecnológicos y de hosting para almacenamiento seguro de datos.
• Aseguradoras y entidades de vigilancia en el sector de protección contra incendios.
• Consultores externos, auditores y profesionales independientes contratados.
• Proveedores de servicios de logística, transporte y distribución.
• Entidades financieras y de cobranza para gestión de pagos.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

DETECTOFUEGO S.A.S. puede transferir datos personales a destinatarios ubicados en otros países cuando sea necesario para la ejecución de contratos o por requerimientos legales. Las transferencias internacionales se realizarán únicamente a países que proporcionen un nivel de protección de datos adecuado o con garantías contractuales equivalentes. El titular será notificado explícitamente cuando sus datos sean enviados fuera de Colombia.

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Los datos de personas menores de 18 años serán tratados únicamente con autorización de los padres, madres o tutores legales. DETECTOFUEGO S.A.S. implementa protecciones especiales para datos de menores, limitando su procesamiento a los fines estrictamente necesarios y restrictivos. Se conservará evidencia del consentimiento de los representantes legales en los archivos de la empresa.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Las personas que suministran sus datos a DETECTOFUEGO S.A.S. gozarán de los siguientes derechos conforme a la ley:

• Derecho de acceso: Conocer, actualizar y rectificar la información personal frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraudulentos.
• Derecho a solicitar prueba: Solicitar comprobante de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
• Derecho de información: Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos, así como a quién se han transferido.
• Derecho a revocar: Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos personales, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Derecho a presentar reclamaciones: Presentar quejas y peticiones ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en caso de infracciones a la normativa de protección de datos.
• Derecho a la oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos cuando no sea necesario para la finalidad consentida.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

Los titulares pueden ejercer sus derechos presentando solicitudes formales a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: detectofuego@gmail.com
• Dirección física: Carrera 94 No. 6 C - 77, Etapa 11, Torre 2, Apartamento 104, Bogotá D.C.
• Teléfono: (+57) 300 624 0306

La solicitud debe incluir: nombre completo, documento de identidad, descripción clara de lo solicitado y medio de comunicación preferido para la respuesta.

TIEMPOS LEGALES DE RESPUESTA

• Consultas (acceso a información): Máximo diez (10) días hábiles desde la recepción de la solicitud. Prorrogable por cinco (5) días hábiles más si es necesario.
• Reclamos (actualización, rectificación, supresión o revocación): Máximo quince (15) días hábiles desde la recepción. Prorrogable por ocho (8) días hábiles más si es necesario.

DETECTOFUEGO S.A.S. informará al titular del resultado de su solicitud dentro de los plazos establecidos, indicando si fue aprobada, parcialmente aprobada o rechazada, con debida justificación en caso de rechazo.

MEDIDAS TÉCNICAS Y FÍSICAS DE SEGURIDAD

DETECTOFUEGO S.A.S. implementa medidas de seguridad de naturaleza técnica, administrativa y física para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción:

Medidas Técnicas

• Encriptación de datos en tránsito y en reposo mediante estándares de la industria.
• Control de acceso mediante credenciales únicas y autenticación multifactor.
• Respaldos (backups) periódicos de las bases de datos en servidores seguros.
• Sistemas de detección de intrusiones y firewalls.
• Auditorías de seguridad informática realizadas periódicamente.

Medidas Administrativas

• Políticas de control de acceso: Solo personal autorizado accede a datos.
• Capacitación en protección de datos a empleados y contratistas.
• Contratos de confidencialidad con todo el personal.
• Procedimientos de auditoría interna.

Medidas Físicas

• Acceso restringido a instalaciones donde se almacenan datos físicos.
• Sistemas de vigilancia y control de entrada.
• Almacenamiento seguro de documentos en archivos protegidos.
• Procedimientos de destrucción segura de documentos físicos.

POLÍTICA DE RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DATOS

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento. A continuación se especifican los tiempos de retención por tipo de dato:

• Datos de clientes y contratos: Conservados durante la vigencia del contrato más cinco (5) años posteriores a su terminación (según obligaciones tributarias y legales).
• Datos de facturación y pagos: Conservados por diez (10) años de acuerdo con normativa tributaria (DIAN).
• Datos de empleados: Conservados durante el tiempo de vigencia de la relación laboral más cinco (5) años posteriores.
• Datos de proveedores: Conservados mientras exista relación comercial más tres (3) años posteriores.
• Comunicaciones comerciales: Conservadas por dos (2) años, a menos que exista base legal para mayor retención.

Destrucción de datos: Vencido el período de retención, los datos serán destruidos mediante métodos seguros (eliminación física, incineración o destrucción digital certificada) que impidan su recuperación.

PROCEDIMIENTO DE VIOLACIÓN DE SEGURIDAD

En caso de que DETECTOFUEGO S.A.S. detecte una violación, pérdida, acceso no autorizado o comprometimiento de datos personales, implementará el siguiente procedimiento:

• Identificación y contención: Determinar la naturaleza y alcance del incidente y tomar medidas para contenerlo.
• Investigación: Realizar investigación interna para identificar causas y responsables.
• Notificación a titulares: Informar a los titulares afectados en un plazo máximo de 5 días hábiles si el incidente representa riesgo significativo.
• Reporte a autoridades: Si es requerido, notificar a la SIC y otras autoridades competentes.
• Medidas correctivas: Implementar mejoras para prevenir futuros incidentes.

ACCESO A LA POLÍTICA POR PARTE DE LOS TITULARES

Esta política de tratamiento de datos personales está disponible para los titulares a través de:

• Solicitud por correo electrónico: detectofuego@gmail.com
• Consulta presencial en las instalaciones de la empresa.
• Entrega impresa junto con documentos comerciales o contractuales.

MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA

DETECTOFUEGO S.A.S. se reserva el derecho de modificar o actualizar esta política en cualquier momento para adaptarse a cambios legales, regulatorios o en sus prácticas de tratamiento de datos. Las modificaciones serán comunicadas a los titulares a través de los canales de contacto disponibles. El uso continuado de los servicios implica la aceptación de las modificaciones realizadas.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Esta política entra en vigor a partir de la fecha de su expedición y permanecerá vigente indefinidamente, hasta que sea modificada o reemplazada por una nueva versión.